ייאוש, כאב ראש ובזבוז זמן מטורף. זה יום טיפוסי של מנהלות, מנהלים ועובדים בארגונים. שאלנו את עדי איצקין, מומחית ללמידה ויעוץ ארגוני-עסקי לחברות ועסקים, איך הופכים את הימים ליותר שפויים? וזה מה שהיא מספרת לנו:
מהצד, אני רואה כל הזמן ארגונים מבזבזים זמן יקר על דיונים חסרי תועלת. הדיונים שנמשכים כמו מסטיק, בסופה של הפגישה, אף אחד לא יודע מה סוכם ומה צריך לעשות, ולרוב, היה אפשר לסגור את הדיון בחמש דקות ולהתקדם לעבודה החשובה באמת.
בסיום הפגישה, אני שואלת את המנכ"ל או בעלי העסק, מה המטרה שלו? מהו מנסה להשיג בפגישות האלו ובהתנהלות בשוטף? התשובה, כמעט תמיד, להחליט ביחד ולהתעדכן כדי שכולנו נהיה מסונכרנים. בפועל, כששואלים את העובדים והמנהלים, הם מדווחים כי הפגישות הן אינסופיות ולרוב הם רק מחכים שהן תגמרנה כדי שיוכלו להתפנות לעבודה האמיתית.
אז איך עושים את זה אחרת? דרך חברת פארמה ישראלית, ניתן ללמוד כיצד לייצר חשיבה ולמידת עמיתים משמעותית, ומבלי שתצטרכו אקמול בדרך.
ארגון בעולם הפארמה שבו, ביום יום, המנהלים גם ככה קורסים תחת עומס. המנהלים יושבים בפגישות משותפות וכל אחד רוצה להתפטר מרוב ייאוש. המציגים משעממים, הוויכוחים לא רלבנטיים, אף אחד לא מצליח לעקוב ומרוב השעמום, הצפת המידע לא אפקטיבית. כל אחד מהנוכחים, מרגיש ש"שתו לו את הזמן".
במקום לשבת ולעבוד על התוכניות אסטרטגיות למחלקה והמשימות השוטפות, הם נאלצים לשמוע את הקולגות במשך ימים שלמים מציגים מצגות משמימות. זוהי מציאות יום יומית בחברת פארמה גדולה בישראל והאמת, כמעט בכל חברה ועסק בינוני.
חשוב להבין מהן מטרות הפגישות בארגון והמצגות, להלן התשובות מפי ההנהלה הבכירה:
- הצגה אסטרטגית המחלקה להנהלה.
- שיתוף ולמידת עמיתים.
- הבנת ציפיות ההנהלה מכל מחלקה ומנהליה.
- לייצר אסטרטגיה משותפת ומסונכרנת בין המחלקות.
- לשתף את מנהלי מחלקות במימוש האסטרטגיה הארגונית ויצירת אסטרטגיה מאוחדת, חזקה ואפקטיבית לכל הארגון.
מה קורה בפועל?
למול כמות המצגות הרבה מנהלים דווחו על שעמום, חוסר ריכוז, אובדן קשב, תסכול והתשה. ניתן להבין, כי כנראה הפגישות הללו אינן משיגות את מטרתן.
כיצד ניתן להעצים את המשמעות ולהפחית את הברברת והקשקשת?
שינוי גישה: במקום פגישות עדכון יצירת חשיבה משותפת א-סנכרונית.
במקום פגישות שמטרתן להציג פועלה של מחלקה יחידה כל פעם בפני ההנהלה, ניתן לייצר תהליך למידה משמעותי ואפקטיבי שמאפשר לכל מנהל ללמוד מהקולגות שלו, בזמן שלו, וגם על הדרך להבין בדיוק במה ההנהלה הבכירה מעוניינת ומתמקדת.
להציג מצגות להנהלה בפגישות פרונטליות או בזום, זה דבר מתיש ומיותר. יש שיטענו גם כי בטכנולוגיה הזמינה היום, זה אפילו חוטא למטרות הארגון ופוגע באפקטיביות.
שלב א' - יצירת יריד אסטרטגי וירטואלי
באמצעות "יריד אסטרטגיה וירטואלי" שיפתח בפני המנהלים למשך שבועיים: פלטפורמה שבה כל מנהל מעלה את המצגת שלו + הצגה בסרטון של גג 5-10 דקות (מביא לקיצור בזמני ההצגה ולמיקוד במשמעותי ובחשוב).
שלב ב'- חשיבה א-סנכרונית בזמן שלך
השקט שלפני הסערה, בזמן שלך ובקצב שלך!
במהלך שבועיים אלו, כל מנהל נדרש לעבור על כלל המצגות (דרך Padlet, Monday ,TEAMS ,TRELLO או בכל כלי שיתופי אחר), לציין: רעיונות לשיפור, רעיונות לשימור חוסרים ופערים במידע המצופה ונקודות שמצא מעניינות. ניתן גם להציב בקריטריונים ברורים ואחידים לתגובה ואפשר לחלופין להשתמש בכובעי החשיבה של דה בונו ולהקצות מגיב דרך כל כובע. בקצרה, יש המון דרכים לייצר את החשיבה המשותפת הא-סנכרונית.
שלב ג'- סינון ההערות ודיוק המצגות
בסיום השבוע הראשון, כל אחד עובר על הערות, מתקן המצגת ומעלה למערכת שוב. בסבב השני, שוב מעירים אבל רק על מה שנותר להעיר. שלב זה מאפשר לאחד את כלל הנקודות שעולות מן השטח ולהבין מה מהותי וחשוב ומה קיבל מענה ואפשר להתקדם הלאה.
שלב ד'- דיון על החשוב והמהותי - חשיבה משותפת פרונטלית
בפגישה פרונטלית/ זום דנים רק על הדברים שנותרו פתוחים: קונפליקטים, אי-בהירויות, והצעות הייעול שלא זכו להתייחסות עד כה.
בצורה זו הפגישות הפרונטליות הופכות להיות פגישות של דיון משמעותי שבו " עוברים חדר חדר" ובוחנים: מה החוסרים שנדרש להשלים עד להתאמה מלאה. , ניתן גם לחלק את הנוכחים בישיבה לקבוצות חשיבה כשכל קבוצה מתייחסת למצגת/מחלקה אחרת ובכך תתגבר מעורבות המנהלים ותרומתם למימוש המהלך.
התוצאה:
מפגישות משעממות בהן מנסים להישאר מרוכזים, תוך כדי שעושים עוד דברים (כי אחרת מתי נספיק..), זה הופך לפגישה ממוקדת ומדויקת ועיסוק במשמעותי בלבד!
על הדרך נוספים יתרונות נוספים:
- מצגות ממוקדות - ברגע שנדרש לעלות את המצגת שלי למערכת עם סרטון קצר (לדוגמה במערכות LOOM או ב- empuzzled), ההצגה חייבת להיות רלוונטית, ייחודית ולעסוק בקריטי ובחשוב. רבים לוקחים בחשבון שהם יסבירו את המצגת במפגש ואז המצגת הופכת להיות כלי נוראי ולא ויזואלי. בשיטה זו מגבלת הזמן משמעותית והמנהלים מייצרים מצגות יעילות, ממוקדות ומעניינות.
- אחריות אישית לניהול הזמן – ישנו פרק זמן קצוב להפיק את התוכן, להגיב על תוכן העמיתים ולתקן את התוכן על פי ההערות וההארות מאותם עמיתים. זה מאפשר למנהל להחליט אם לעשות "בינג'" או להקצות לכך זמנים לפרקים במהלך התקופה. הדבר מפחית עומסים ומקל על המשתתפים ומאפשר להם גם לעבוד על העניינים השוטפים ופריטי המהות בתפקיד שלהם. אין לשכוח שעליהם לנהל במקביל את המחלקה שלהם בתקופה מורכבת במיוחד.
- חשיבה ושיתוף אמיתי – הדעה של כל אחד ואחת נשמעת! ניתן לשלב משוב אנונימי ואז פוחת החשש מהבעת דעה שונה או אף קונטרסטית. מאפשר לאנשים לפתוח את המחשבה ולתת פידבק אמיתי וחיוני לעמיתיהם.
- ראיה מערכתית – למול התמונה הרחבה המתקבלת מכלל שאר התכנים שנפרשו לפניו, ניתן למנהל להבין את הקשרים ביניהן, ואת המצב במחלקה שתחתיו למול שאר המחלקות. בשלב זה מתבצעת למידת עמיתים וניתן לו פרק זמן להשקיע זמן נוסף בתיקונים לאור המידע שנחשף אליו ולבצע שינויים בתכניותיו ואולי אף לבצע יישור קו עם עמיתיו.
- מהנה – ישנה הנאה מן הדרך – רמת השיתופיות ביריד האסטרטגי מביאה לפריון הדדי כבר בשלב הכנת התוכניות, מפת הדרכים משתלבת כמו נחלים לנהר אחד שוטף. בשילוב שימוש בכלים כמו Geniality ניתן ליצר ממשק משתמשים שגם מהנה ויזואלית ומאפשר ריכוז המידע באתר עבודה משותף לכולם.
- מיקוד במשמעותי! – התהליך מניב התמקדות במה שחשוב: למנהלים עצמם בראיה ארגונית רחבה ולארגון כישות, ומכאן/מכך - תהליכים אסטרטגיים משמעותיים שיאפשרו לארגון לצמוח.
ניתן כמובן, לבצע את תהליך זה בכל מיני נושאים ואפשר גם להפחית ולהגדיל את מעורבות העובדים על פי התרבות הארגונית. למשל, רק ההנהלה מגיבה, אולם זה מעביר מסר שהיררכיה היא החשובה, ונדרש לשקול אם זה מסר שרוצים להעביר לעובדים והמנהלים בארגון.
הדבר הכי טוב בהפיכת החשיבה המשותפת לא-סינכרונית, הוא שלא נדרשים משאבים מיוחדים או תקציבי ענק, ובדרך כלל זה מסתכם במיקוד פנימי במשמעות הארגונית ובשימוש יצירתי בתשתיות התקשורת הפנים ארגוניות הקיימות. בחינה של התהליכים בארגון, הפנמת חוזקות הליבה שלו ושינוי קטן בתהליך הלמידה והחשיבה בו.
תנסו את זה בארגון. העובדים ואתם תודו לעצמכם על חסכון בזמן ועל השיתוף האפקטיבי.
הכותבת: עדי איצקין, יועצת ארגונית-עסקית, מרצה, חוקרת ומומחית ליצירת למידה משמעותית בארגונים ויצירת ארגונים אפקטיביים. מעל עשור, מלווה ארגונים ועסקים בפיתוח ארגוני ועסקי ומרצה באקדמיה לתארים שניים וראשוניים בייעוץ ארגוני ובמנהל עסקים. במסגרת הליווי, עדי מחברת בין המספרים והביצועים לבין יצירת מוטיבציה ולמידה משמעותית בקרב חברי הארגון. כך שכל יעד ארגוני מושג באופן אפקטיבי, גם עומדים ביעדים הפיננסים וגם משמרים את העובדים האיכותיים ומייצרים ארגון לומד ומשמעותי.
לטיפים נוספים בנושא: www.mndd.co.il