כמה דברים שחשוב לדעת על התנהלות עסק מול הרשויות

ניהול פיננסי של עסק אינו עניין פשוט. בעלי עסקים רבים אשר פותחים עסק לוקחים בחשבון בעיקר את הפן המקצועי, העסקי והשיווקי ופחות את הפן הניהולי- פיננסי. בהדרגה הם נחשפים למושגים שונים שלא בהכרח הכירו, לפחות לא לעומק, עניינים חשובים ומהותיים מאוד, כאלה שיעשו את ההבדל בין תזרים מזומנים (כן, עוד מושג שבעל עסק לא תמיד מכיר בתחילת דרכו) חיובי לבין תזרים מזומנים שלילי.

חשוב לדעת את החובות והזכויות, את הדברים שעליהם יש להקפיד ולבצע בתור בעל עסק מול הרשויות, הלקוחות או הספקים. חשובה עוד יותר היא הכרת דרכים איך להקל על עצמכם, והיום, כשהכול מקוון, ישנן דרכים שונות לעשות זאת.

אופן הגדרת העסק: עניין שכדאי לתת עליו את הדעת
כאשר אדם פותח עסק, אחד הנושאים שיש לקבל לגביו החלטה בכל הנוגע להתנהלות מול הרשויות הוא הגדרתו. לרוב הגדרת העסק כחברה בע"מ תקרה לאחר שהעסק צבר תאוצה, והתבסס. יש יתרונות להגדרתו בתור חברה בע"מ מבחינה משפטית. חברה בע"מ נחשבת ישות משפטית בפני עצמה, מה שאומר שבמקרה של תביעה היא לא תופנה כנגד הבעלים אלא כנגד החברה עצמה.

כמובן שלבעלי החברה ישנה אחריות על המתרחש אך הם אינם נתבעים באופן אישי. לצד זאת יש גם חסרונות כמו פרוצדורות שונות ותשלומים שישנם כאשר עסק הופך לחברה. לכן, לרוב עסק יהפוך לחברה בשלבים מאוחרים יותר אם בכלל. לגבי שתי האופציות האחרות להגדרת העסק, לא תמיד יש בחירה. ישנם מצבים בהם כבר בנקודת ההתחלה, בלי קשר למחזור ההכנסות של העסק בעל העסק יוגדר בתור עוסק מורשה, בעיקר במקצועות חופשיים כמו עורכי דין, אדריכלים, עיתונאים ועוד.

כאשר ישנה אפשרות בחירה, כדאי לקחת בחשבון יתרונות וחסרונות של כל אחד. אם ישנה בחירה בתור עוסקים מופרשים תוכלו לקבל החזר על הוצאות דרך מע"מ תשומות אך תהיו מחויבים להגיש ולשלם דו"ח כזה מדי חודש או חודשיים. בתור עוסקים פטורים תהיו פטורים מדו"ח זה אך גם לא תוכלו לדווח על מע"מ תשומות ולקבל החזר מע"מ.

מה כוללת ההתנהלות הבירוקרטית מול רשות המיסים וביטוח לאומי?
הפעולה הראשונה שעל אדם המעוניין בפתיחת עסק לעשות הוא לפתוח תיק עצמאי ברשות המיסים: במס הכנסה וגם במע"מ. לצד זאת עליו גם לפתוח תיק עצמאי בביטוח לאומי, מה שאומר תשלום ביטוח לאומי מדי חודש באופן עצמאי, כאשר התשלום לביטוח לאומי נקבע על סמך מחזור ההכנסות המדווח במסגרת הדו"ח השנתי למס הכנסה. פתיחת התיק במס הכנסה היא הפעולה הראשונה והבסיסית ביותר.

כאשר נפתח התיק במע"מ, זה המקום לקבוע האם אתם עוסק פטור או מורשה, כאשר כאמור לא תמיד אפשרות הבחירה היא בידכם. לאחר שהעסק כבר נפתח ונכנסתם לפעילות שוטפת, דיווחים כאלה ואחרים הופכים להיות חלק מהשגרה. על בסיס קבוע עליכם לבצע ניהול ספרים, כאשר היום כמובן שהכל נעשה בסביבה ממוחשבת ומקוונת, וישנם גם שירותים המציעים הכל תחת קורת גג אחת (ליתר דיוק: קורת ענן אחת...), כולל ניהול חשבונות.

כדי לעמוד בדרישות רשות המיסים מבחינת דיווחים, עליכם לנהל את הדברים בצורה מסודרת: הכנסות ותקבולים מול הוצאות. אחד הדיווחים החשובים הוא כאמור הדו"ח השנתי, טופס 1301 לעצמאים, אשר בו עליכם לפרט את הכנסותיכם, החל ממחזור ההכנסות השוטף בעקבות פעילות העסק ועד הכנסות פסיביות כמו קרנות השתלמות, קופות גמל ופנסיה לעצמאים ועוד.

בתור עוסקים מורשים, דו"ח אותו תצטרכו להגיש לעיתים קרובות הרבה יותר הוא דו"ח חודשי או דו חודשי למע"מ בו תציינו את סכום סך העסקאות המחויבות במע"מ, זאת לצד ההוצאות המחויבות במע"מ וייעשה קיזוז בין השתיים. את הדו"ח חשוב להגיש בזמן כדי לא לקבל אגרת תשלום רק בשל איחור, כולל של מספר ימים בודדים.

להקל על עצמכם בניהול העסק: כך תעשו את זה
בעלי עסקים רבים בטוחים בתחילת דרכם שניהול עניינים פיננסיים ובירוקרטיים הוא שולי ביחס לניהול העסק מבחינה מקצועית ושיווקית. בהדרגה הם רואים שהדברים לא תמיד כך, ויש להתנהל נכון וחכם. אז הם מוצאים את עצמם בהתלבטות: האם להעסיק עובד שיהיה אחראי על ענייני כספים, האם לעשות זאת במיקור חוץ? האם יש עניינים סבוכים שמיועדים לטיפול ע"י רואה חשבון וישנם דברים שניתן לבצע באופן עצמאי? היום ישנן דרכים לעזור לעצמכם לנהל את ענייניכם ביתר קלות.

דרך מצוינת לכך היא שימוש באפליקציה שתיתן לכם קודם כל את הבסיס: אפשרות להוציא חשבונית ירוקה באופן דיגיטלי בקלות רבה, בין אם זו קבלה בלבד, חשבונית מס, חשבונית מס/ קבלה וגם תעודות משלוח. ישנן אפליקציות שמציעות סל שלם של שירותים בחינם, כולל פלטפורמה קלה לניהול לקוחות, דו"חות לרשויות ועוד, זאת לצד שירותים בתשלום בסיסי כמו שירותי סליקה לגביית תשלומים, הצהרת הון, הוצאת דו"ח שנתי.

ישנן אפליקציות שמציעות בנוסף גם שירותי הנהלת חשבונות מלאים, הוצאת תלושי שכר וכל מה שנדרש לעסק. כל המסמכים שמורים בענן בצורה בטוחה ללא התלבטויות לגבי מקום על המחשב.

חברת YPAY הוקמה במטרה לסייע לבעלי עסקים לנהל את ענייניהם הפיננסיים בצורה נוחה באמצעות מערכת אחת שמעניקה מגוון רחב של שירותים, החל משירותים יומיומיים כמו הוצאת חשבוניות וניהול לקוחות הניתנים בחינם ועד שירותי מתקדמים בתשלום כמו תלושי שכר, מערכת סליקה, הפקת דו"חות לרשויות ועוד. מוזמנים ליצור קשר דרך המייל [email protected]