כך למשל מקומות עבודה רבים לא תכננו מבעוד מועד את המעבר לעבודה מהבית והתהליך ערך זמן רב מהרצוי. חברות אלו מצאו את עצמן בעיצומו של המשבר ללא נהלי עבודה מרחוק, הגדרות רשת המאפשרות עבודה יעילה ומאובטחת מרחוק, או אפילו ציוד בסיסי כגון מצלמות רשת ומחשבים ניידים.
אם אותן חברות היו נערכות מבעוד מועד עם תכנית "המשכיות עסקית", הן היו מסוגלות להסתגל למצב החדש במהירות, בצורה מסודרת וללא בזבוז משאבים של זמן יקר וכסף. "המשבר הנוכחי הינו קריאת השכמה לחברות רבות אשר מצאו את עצמן בעיצומו של משבר הקורונה ללא כל מערך כוננות לשעת חירום אשר יאפשר להן לחזור לפעילות תפעולית בצורה סדורה ובמהירות הנדרשת." מסביר נמרוד ורד, מנכ"ל חברת בלפור ישראל, מקבוצת BELFOR הבינלאומית - הקונצרן הגדול בעולם להנדסה, שיקום נזקים והיערכות תפעולית לשעת חירום.
"במצבי חירום ובעתות משבר, 48 השעות הראשונות יכולות לקבוע האם חברה מסחרית תצלח את המשבר או תקרוס ותאלץ בסופו של דבר לסגור את שעריה. למרבה הצער, הסטטיסטיקה מלמדת שכ- 40 אחוזים מהארגונים שחוו אירועים משבשי חיים לא הצליחו להתאושש מהנזק ולשוב לפעילות תקינה. היערכות מוקדמת יכולה לחרוץ את גורלה של החברה - לחיים או למוות".
תכנית המשכיות עסקית - להתכונן מבעוד מועד לבואו של "הברבור השחור"
"ברבורים שחורים" הינם אירועים בלתי צפויים הגורמים לנזקים משמעותיים ופוגעים בחברות כמו גם בעובדיהן. תוכנית "המשכיות עסקית" הינה תכנית פעולה מקיפה, הקובעת מבעוד מועד נהלים ומערכות הדרושים כדי לשמר את הרציפות התפקודית במצבי חירום אלו.
התכנית מתייחסת למגוון תרחישי קיצון אפשריים, כגון: מגיפה, שריפה, הצפה, מלחמה, התקפת סייבר, נזקי טבע ומצבי חירום שונים והיא אינה תאורטית בלבד - עליה לכלול צעדים אופרטיביים שיש לבצע בשגרה, והיא דורשת העמקה יסודית בצרכים הנקודתיים שיש לארגון, הן בזמן בשגרה והן בעת חירום.
"חברות רבות נעזרות בשירותי בלפור ישראל כדי לקבל מענה מותאם לנוהל שעת החירום של הארגון. כך ניתן להבטיח שברגע האמת יהיה צוות מקצועי ומיומן, אשר מכיר מבעוד מועד את אופי ומתקני החברה, וידע לתת מענה מהיר ואפקטיבי למצב."
מערך כזה כולל, בין היתר:
- מערך כוננות לתגובה מהירה ועצירת נזקים במקרי חירום,מסביב לשעון לכל אורך השנה.
- סקר היכרות הנדסי מקדים המאפשר קבלת החלטות מהירה בשעת משבר.
- הקצאת ציוד ייעודי לשימוש במקרי חירום ואחסונו בבית העסק.
- הדרכה ותרגול של צוותי הארגון להתמודדות עם מצבים בלתי צפויים.
"גם BELFOR עצמה, כחברה, מקפידה להיות ערוכה, ככל הניתן, לכל תרחיש. כך למשל בזכות מחלקת ה - Environmental C בחברתנו, יכולנו לספק ללקוחותינו שירותי חיטוי נגד קורונה לפי תקני איכות מחמירים ובתוך זמן קצר מפרוץ המשבר".
להגיע מוכנים לרגע האמת
ישנה אמרה צבאית מוכרת הגורסת כי "קשה באימונים – קל בקרב". אמרה זו היא נכונה באופן חלקי בלבד – מצבי חירום ועתות משבר תמיד יהיו קשים ויגררו אחריהם השלכות לא פשוטות, ברמה העסקית והאישית יחדיו. יחד עם זאת, ככל שארגונים יהיו ערוכים מראש לכל תרחיש קיצון אפשרי, כך הם יוכלו לצמצם את הנזקים העלולים להיגרם להם בעת אסון.
נמרוד ורד מוסיף לסיכום: "על מנת להגיע מוכנים ככל הניתן למשבר הבא צריכים להתחיל לפעול כבר כעת".